¿Alguien más puede verificar mis documentos I-9 por mí?

Sí. Si su empleador es remoto, puede designar un "representante autorizado" para examinar sus documentos en su nombre. Puede ser cualquier persona mayor de 18 años en quien confíe: un notario público, un bibliotecario, un profesional de recursos humanos en un centro de negocios o incluso un amigo o familiar de confianza. Deben examinar físicamente sus documentos originales y completar la Sección 2.

¿Qué pasa si mi nombre ha cambiado desde que se emitieron mis documentos?

Aún puede utilizar documentos con un nombre anterior, pero debe traer documentación del cambio de nombre (certificado de matrimonio, orden judicial, etc.) para explicar la discrepancia. Los empleadores pueden hacer una nota en el campo Información adicional. Considere actualizar sus documentos cuando sea posible. Comience con el Seguro Social, luego use la nueva tarjeta para actualizar su identificación estatal.

¿Puedo utilizar un documento vencido para el I-9?

Generalmente no. Los documentos de las Listas A, B y C deben estar vigentes cuando se presenten. La única excepción: algunos documentos marcados como vigentes por USCIS pueden ser aceptables incluso después de la fecha impresa. Los pasaportes, licencias de conducir y tarjetas verdes estadounidenses deben estar actualizados. Verifique las fechas de vencimiento antes del primer día.

¿Cuál es la diferencia entre I-9 y E-Verify?

El Formulario I-9 es un formulario en papel que todos los empleadores deben completar. E-Verify es un sistema electrónico opcional que verifica la información del I-9 con bases de datos gubernamentales. Indeed Flex utiliza ambos: completas el I-9 durante la incorporación y tu información se verifica electrónicamente a través de E-Verify. La mayoría de los casos de E-Verify se confirman dentro de 24 a 48 horas.

Soy ciudadano estadounidense. ¿Aún necesito completar el Formulario I-9?

Absolutamente sí. El formulario I-9 es obligatorio para TODOS los empleados en los Estados Unidos, independientemente de su ciudadanía. Los ciudadanos estadounidenses completan el mismo formulario que los residentes permanentes y los no ciudadanos con autorización para trabajar. Marcará "Ciudadano de los Estados Unidos" en la Sección 1 y presentará documentos aceptables, como un pasaporte estadounidense o una licencia de conducir + certificado de nacimiento.

¿Cuánto tiempo conserva mi empleador mi I-9?

Los empleadores deben conservar su Formulario I-9 durante 3 años después de la fecha de contratación O 1 año después de que finalice el empleo, lo que ocurra más tarde. Si deja un trabajo después de 5 años, su I-9 se conserva por 1 año más (6 años en total). Los empleadores pueden almacenar los I-9 electrónicamente.

Formulario I-9 explicado: una guía para trabajadores

Todo empleador estadounidense debe completar el Formulario I-9 para verificar la identidad y la autorización de empleo (USCIS). Como trabajador, completas la Sección 1 en tu primer día o antes, y tu empleador completa la Sección 2 después de examinar sus documentos originales.

El Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, es un documento requerido a nivel federal que ayuda a los empleadores a confirmar dos cosas:

Identidad – Eres quien dices ser
Autorización de trabajo – Estás autorizado a trabajar en los Estados Unidos

Datos clave sobre el Formulario I-9:

Se aplica tanto a ciudadanos estadounidenses como a no ciudadanos.
Los empleadores deben utilizar el proceso oficial de USCIS
Los trabajadores eligen qué documentos aceptables presentar
Los empleadores pueden enfrentar sanciones por no completar el formulario correctamente

Comprender el cronograma le ayuda a prepararse:

Antes de tu primer día:

Reúna documentos aceptables (consulte Lista de documentos I-9)
Verificar que los documentos no estén vencidos.
Conozca su número de Seguro Social (o que haya solicitado uno)

En su primer día (Día 1):

Complete la Sección 1 del Formulario I-9
Firmar y fechar el formulario.
No puedo empezar a trabajar hasta que se complete la Sección 1

Dentro de los 3 días hábiles posteriores al inicio:

Presentar documentos originales al empleador.
El empleador completa la Sección 2
Los documentos deben ser originales. Sin copias ni fotos.

Línea de tiempo	Qué pasa	¿Quién lo hace?
Día 1	Complete la Sección 1	Empleado
Días 1-3	Presentar documentos	Empleado
Días 1-3	Complete la Sección 2	Empleador
Día 3	La I-9 debe estar completamente completa	Ambos

La regla de los 3 días:

Si comienza a trabajar el lunes, su empleador debe completar la Sección 2 antes del jueves (contando los días hábiles, no los días calendario). No completar a tiempo es una infracción para el empleador.

La sección 1 es responsabilidad del empleado. Esto es lo que proporcionarás:

Información requerida:

Nombre legal completo (como se muestra en los documentos)
Otros apellidos utilizados (apellido de soltera, nombres anteriores)
Dirección (calle, ciudad, estado, código postal)
Fecha de nacimiento
Número de Seguro Social (ver nota a continuación)
Dirección de correo electrónico y teléfono (opcional pero útil)

Estado de ciudadanía/inmigración (marque UNO):

☐ Un ciudadano de los Estados Unidos
☐ Un ciudadano no ciudadano de los Estados Unidos
☐ Un residente permanente legal (titular de la Tarjeta Verde)
☐ Un extranjero autorizado a trabajar hasta [fecha de vencimiento]

Nota sobre el número de seguro social:

El SSN es obligatorio si su empleador utiliza E-Verify (como Indeed Flex). Si presentó su solicitud pero aún no ha recibido su SSN, escriba "Solicitado" en el campo SSN. Proporcionarás el número una vez que lo recibas.

Para no ciudadanos autorizados a trabajar:

Si marca la casilla 4, también deberá proporcionar:

Fecha de vencimiento de la autorización de trabajo
Número de USCIS o Número de admisión del Formulario I-94 o Número de pasaporte extranjero

Firma y fecha:

Su firma certifica que:

La información es verdadera y correcta.
Sabe que el fraude documental es un delito federal.
Estás autorizado a trabajar en los Estados Unidos.

Después de completar la Sección 1 y presentar sus documentos, su empleador o su representante autorizado completa la Sección 2.

Lo que registra el empleador:

Títulos de los documentos (por ejemplo, "Pasaporte de EE. UU." o "Licencia de conducir + Tarjeta de Seguro Social")
Autoridad emisora (por ejemplo, "Departamento de Estado de EE. UU." o "Estado de Texas")
Números de documentos
Fechas de caducidad

Examen físico requerido:

El empleador debe examinar físicamente sus documentos originales. Deben verificar:

Los documentos parecen genuinos.
Los documentos se relacionan contigo (coincidencia de foto, coincidencia de nombre)
Los documentos están en las Listas de Documentos Aceptables.

¿Quién puede completar la Sección 2?

Su empleador directamente
Un representante autorizado (RR.HH., director de contratación)
Un notario público u otra persona autorizada por la ley.
Para trabajadores remotos: una persona de confianza mayor de 18 años.

Verificación remota I-9:

Desde COVID-19, el Departamento de Seguridad Nacional permite procedimientos alternativos para el examen remoto de documentos I-9. Pregúntele a su empleador sobre su proceso específico si es un empleado remoto.

Evite estos errores frecuentes:

Errores de los empleados:

Error	Solución
Dejar campos en blanco	Complete todos los campos obligatorios o escriba "N/A" si no corresponde
Usando apodo	Utilice el nombre legal exactamente como se muestra en los documentos
Formato de fecha incorrecto	Utilice el formato MM/DD/AAAA
Olvidar firmar	Siempre firme y feche la Sección 1
Trayendo copias	Traiga sólo documentos originales
Documentos caducados	Consulta las fechas de caducidad antes de tu primer día

¿Qué pasa si cometes un error?

Errores menores: Dibuja una línea, escribe la información correcta, la inicial y la fecha.
Errores importantes: Pregunte al empleador si se necesita un nuevo formulario
Nunca use blanqueador en un formulario I-9

Tus derechos:

Tú eliges qué documentos presentar (de listas aceptables)
El empleador no puede especificar qué documentos debe traer
El empleador no puede rechazar documentos válidos que razonablemente parezcan genuinos.
El empleador no puede solicitar más documentos de los requeridos.

Protecciones contra la discriminación:

Es ilegal que los empleadores:

Solicitar documentos específicos
Rechazar documentos válidos
Tratarlo de manera diferente según su origen nacional o estado de ciudadanía.

Denuncie la discriminación a la [Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados] (https://www.justice.gov/crt/immigrant-and-employee-rights-section) al 1-800-255-7688.

La vida sucede. A continuación se explica cómo manejar situaciones comunes:

Esperando tarjeta de Seguro Social:

Escriba "Solicitado" en el campo SSN en la Sección 1
Proporcione el SSN al empleador una vez que lo reciba (generalmente entre 2 y 6 semanas)
Aún puedes empezar a trabajar. No se requiere SSN para completar el I-9

Documentos perdidos o robados:

Tienes 3 días hábiles para presentar documentos
Si presenta un recibo por un documento de reemplazo, tiene 90 días para mostrar el documento real
Solicite reemplazos de inmediato (pasaporte, identificación estatal, certificado de nacimiento, etc.)

La "Regla de recibo":

Puede presentar un recibo por un documento perdido, robado o dañado en lugar del documento real. Luego tendrá 90 días para presentar el documento de reemplazo real.

Los recibos válidos incluyen:

Recibo de reposición de documento perdido, robado o dañado
Recibo que muestre el sello I-551 (renovación de la Tarjeta Verde)
Recibo del Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766)

Recibos NO aceptables:

Recibo que demuestre que ha solicitado la autorización de trabajo inicial.
Cualquier recibo de un documento que nunca has tenido.

Consejo profesional: No espere hasta tener un trabajo para poner sus documentos en orden. Solicitar:

Tarjeta de Seguro Social
Estados Unidos Pasaporte
[ID estatal/licencia de conducir] (https://www.usa.gov/state-motor-vehicle-services)

Muchos trabajadores confunden I-9 y E-Verify. Aquí está la distinción:

Formulario I-9:

Requerido por la ley federal para todos los empleadores
Trámite en formato papel o digital.
El empleador examina los documentos visualmente.
El formulario se mantiene archivado por el empleador.

Verificación electrónica:

Voluntario para muchos empleadores, requerido para algunos
Sistema de verificación electrónica
Comprueba la información del I-9 con los registros del DHS y la SSA
Puede devolver un desajuste que el trabajador tiene derecho a resolver

¿Qué empleadores utilizan E-Verify?

Contratistas y subcontratistas federales en situaciones cubiertas
Empleadores en ciertos estados o programas
Empresas que opten por utilizarlo voluntariamente
Indeed Flex utiliza E-Verify como parte de la incorporación

Si un caso de E-Verify arroja una discrepancia, USCIS dice que el trabajador debe recibir un Aviso de acción adicional y puede continuar trabajando mientras resuelve el problema. Los trabajadores que deciden tomar medidas generalmente tienen ocho días hábiles del gobierno federal para comunicarse con el DHS o la SSA (USCIS E-Verify derechos y responsabilidades de los empleados).

Obtenga más información: E-Verify explicado

Si se une a Indeed Flex, esto es lo que puede esperar:

Antes de su entrevista de incorporación:

Reúna documentos I-9 aceptables
Asegúrate de que sean originales
Verifique atentamente las fechas de vencimiento

Durante la incorporación:

Complete la Sección 1 del Formulario I-9
Presentar documentos originales a un verificador autorizado.
Hacer examinar y registrar los documentos.
Complete cualquier seguimiento de E-Verify requerido por el empleador.

Después de la verificación:

Podrás reservar turnos una vez que se complete el proceso.
Si surgen problemas, se le notificará y se le indicarán los siguientes pasos
Si ocurre una discrepancia durante E-Verify, también tienes derechos durante ese proceso

Qué requiere Indeed Flex:

Tener al menos 18 años
Documentos I-9 válidos que demuestren autorización de trabajo.
Teléfono inteligente (iOS o Android)
Cuenta bancaria registrada en EE. UU. para pago
Foto de perfil profesional

Descargar Indeed Flex →

¿Necesita ayuda con los documentos? Consulte nuestra Lista de documentos I-9 para saber exactamente qué llevar.

El formulario I-9 verifica que está legalmente autorizado para trabajar en los Estados Unidos

Debe completar la Sección 1 en o antes de su primer día de trabajo

Su empleador debe completar la Sección 2 dentro de los 3 días hábiles posteriores a su fecha de inicio

Puede elegir qué documentos aceptables presentar. Los empleadores no pueden especificar

Algunos empleadores, incluido Indeed Flex, utilizan E-Verify como un paso de verificación electrónica adicional

¿Qué es el Formulario I-9 y por qué es importante?

Pon tus conocimientos en acción

¿Cuándo se debe completar el I-9?

¿Qué debe completar en la Sección 1?

¿Qué hace su empleador en la Sección 2?

¿Cuáles son los errores más comunes en el formulario I-9?

¿Qué pasa si aún no tienes tus documentos?

¿En qué se diferencia el I-9 del E-Verify?

¿Qué sucede en el proceso Indeed Flex I-9?

Fuentes y referencias

Formulario I-9 explicado: una guía para trabajadores

Conclusiones clave

Preguntas frecuentes

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